Czy dział kadr ma prawo przekazać akta osobowe pracownika innej osobie zatrudnionej u danego pracodawcy?

Tak, o ile jest to niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych i o ile osoba, której pracodawca udostępnia akta personalne innej osoby u niego zatrudnionej, będzie posiadała nadane przez administratora danych (pracodawcę) upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w tym danych pochodzących z akt pracowniczych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, to administrator danych samodzielnie decyduje o dostępie poszczególnych osób u niego zatrudnionych do danych osobowych przez niego przetwarzanych. To bowiem administrator danych jest najlepiej zorientowany w szczegółach prowadzonej przez siebie działalności i dzięki temu najlepiej wie, kogo oraz w jakim zakresie upoważnić do przetwarzania danych osobowych.

Co ważne, dostęp do danych osobowych mogą mieć wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane przez administratora danych. Tak stanowi art. 37 ustawy, który ustanawia zakaz dopuszczania do przetwarzania danych osobowych osób innych, niż mających upoważnienie nadane przez administratora.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy, w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, którą prowadzi administrator, wskazać należy:

· imię i nazwisko osoby upoważnionej,

· datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

· identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Zatem pracodawca (administrator danych), wystawiając konkretnemu pracownikowi upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, określa, do jakich danych osobowych będzie miał on dostęp, by prawidłowo mógł wykonywać swoje obowiązki. Powinien też czuwać, by osoby upoważnione do przetwarzania danych faktycznie miały dostęp do danych osobowych tylko w zakresie udzielonych upoważnień i nie miały wglądu w dane, do których nie są uprawnione.

Ponadto art. 38 ustawy zobowiązuje administratora, by sprawował kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane.

Zatem jeśli pracodawca uzna, że ze względu na prawidłowe wykonywanie obowiązków służbowych dany pracownik powinien mieć dostęp do akt osobowych innych zatrudnionych, to jest zobowiązany nadać mu upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.